PERAN DATA BASE MANAJEMEN SISTEM DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN OLEH KEPALA SEKOLAH
PENDAHULUAN
Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai berbagai macam aktivitas
berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan. Ada berbagai macam kegiatan yang
mencerminkan pelaksanaan pendidikan mulai dari yang bersifat pengelolaan dan
administratif sampai yang bersifat teknis pembelajaran. Sebagaimana lembaga pada
umumnya, sekolah membagi kegiatan ini ke dalam bagian-bagian atau unit-unit tertentu
yang mana terdapat peran-peran dari para pemangku jabatan di sekolah sebagai pihak
yang menjalankan kegiatan tersebut sesuai posisinya masing-masing. Mulai dari guru,
petugas TU, kepala sekolah dan jajaran yang ada memiliki andil dalam setiap kegiatan di
sekolah. Kegiatan-kegiatan tersebut secara berkesinambungan membangun sekolah
menjadi organisasi yang dapat mewujudkan visi dan misi yang dimilikinya dengan baik.
Standar Pengelolaan Pendidikan yang menjelaskan bahwa “Setiap sekolah/madrasah
dipimpin oleh seorang kepala sekolah/madrasah”. Kepala sekolah berwenang untuk
kegiatan yang berkaitan dengan pengambilan keputusan yang bersifat final. Artinya,
keputusan itu merupakan kegiatan akhir sebelum diimplementasikan menjadi programprogram sekolah. Oleh karena itu yang berperan dalam pengambilan keputusan ialah
kepala sekolah sebagai manajer di sekolah. Pengambilan keputusan yang tepat akan
sangat membantu untuk penyelesaian problematika yang berkaitan dengan proses
pencapaian tujuan sebuah sekolah.
Dalam proses pengambilan keputusan, kepala sekolah membutuhkan informasi.
Informasi yang jelas dan komplit akan memudahkan kepala sekolah dalam pemecahaan
masalah secara efektif dan efisien. Sistem informasi yang dikelola dengan baik
merupakan aset terbesar bagi sekolah. Kepala sekolah dalam prosesnya mengambil
keputusan sangat bergantung pada sistem informasi yang terkelola dengan baik.
Dalam peraturan mentri Pendidikan nasional nomor 19 tahun 2007 tentang standar
pengelolaan pendidikan (Permendiknas Nomor 19, 2007) dijelaskan bahwa dalam
pengelolaan pendidikan terdapat kegiatan pengelolaan sistem informasi dalam bentuk
sistem informasi manajemen.
1. Sekolah/ Madrasah
a) Mengelola sistem informasi manajemen yang memadai untuk mendukung
administrasi pendidikan yang efektif, efisien dan akuntabel;
b) Menyediakan fasilitas informasi yang efisien, efektif dan mudah diakses;
c) Menugaskan seorang guru atau tenaga kependidikan untuk melayani
permintaan informasi maupun pemberian informasi atau pengaduan dari
masyarakat berkaitan dengan pengelolaan sekolah/madrasah baik secara
lisan maupun tertulis dan semuanya direkam dan didokumentasikan;
d) Melaporkan data informasi sekolah/madrasah yang telah
terdokumentasikan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota
2. Komunikasi antar warga sekolah/madrasah di lingkungan sekolah/madrasah
dilaksanakan secara efisien dan efektif”.
Saat ini sekolah sudah mulai membangun Sistem Manajemen Data base Sekolah.
(Herawan Hayadi et al., 2018) menyatakan data base adalah “The database is the part
that contains all the facts, both the initial facts at the time the system starts operating and
the facts obtained at the time of conclusion are being implemented. Aplikasi manajemen
database sekolah didefinisikan sebagai sebuah program yang ditujukan untuk kemajuan
lembaga sekolah, untuk penyelesaian masalah dengan pengunan sumber daya secara
efektif melalui sistem berkas terpadu yang dirancang untuk meminimalkan pengulangan. data. Dengan adanya sistem manajemen database sekolah diharapakan akan
mempermudah kepala sekolah dalam menginput, mengolah dan memanfaatkan data yang
ada guna pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Sekolah yang bermutu dapat kita lihat dari prestasi-prestasi yang diraihnya. Selain itu
program-program yang dijalankan juga mendukung peyelenggaraan kegiatan pendidikan.
Hal ini merupakan implikasi yang dapat diperoleh sekolah dari penerapan sistem
informasi manajemen pendidikan yang baik khususnya bagi kepala sekolah dalam
mengambil keputusan yang tepat dan dapat diimplementasikan sebagai sebuah kebijakan
untuk mencapai tujuan pendidikan. Menurut Sabandi dan Vindi (sabandi ahmad; vindi
gustiandra, 2019) “Sistem Informasi Manajemen Akademik adalah segala macam hasil
interaksi antara elemen di lingkungan akademik untuk menghasilkan informasi yang
kemudian dijadikan landasan pengambilan sebuah keputusan, melaksanakan tindakan,
baik oleh pelaku proses itu sendiri maupun dari pihak luar sekolah”.
Tujuan tulisan ini adalah untuk mengkaji peran data base manajemen sistem dalam
pengambilan keputusan oleh kepala sekolah. Bahan tulisan ini merupakan kajian
beberapa referensi yang relatif terkini terkait dengan data base manajemen sistem dan
pengambilan keputusan.
Pengertian Data base Manajemen Sistem
Data base adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian
tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record,
serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan
mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap
seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang
tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan
laporan-laporan rutin atau khusus. Manajemen file mengandung arti bahwa data base memiliki suatu tempat yang
terstruktur sehingga memungkinkan program untuk menggabungkan berbagai data,
record, file yang ada dalam database. Manajemen file ialah perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Manajemen file harus dipahami oleh
pengelola data base sehingga struktur data base yang berisi data, record, file yang ada
dalam database dapat memberikan kemudahan bagi pemakai.
Data base mempermudah dalam pemutakhiran cepat dari masing-masing record dan
dalam pemutakhiran serempak artinya data base memungkinkan adanya suatu entri
masukan yang akan dapat memperbaharui semua record yang terkait dengan suatu
transaksi secara serempak. Mempermudah akses terhadap semua record lewat seluruh
program aplikasi berarti bahwa definisi data standar memungkinkan, program aplikasi
untuk menunjang aktivitas setiap fungsi manajemen antara lain : manajemen keuangan,
manajemen pemasaran, manajemen operasisonal dan manajemen personalia.
Akses dapat dilakukan secara cepat terhadap semua data yang tersimpan didalam
database sehingga dapat memberikan kemudahan ketika membuat laporan ataupun
mengambil keputusan.
Personil Dalam Data Base Manajemen Sistem
Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data
1) Administrator Basis Data
Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan, dan mengamankan basis data adalah administrator basis data (database administrator
DBA). Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun
manajerial atas sumber daya basis data. Administrator basis data mengawa
seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlian manajerial maupun, keahlian teknis yang tinggi. Selain itu, administrator basis data harus memahami operasi bisnis perusahaan, karena keputusan-keputusan dalam bidang operasional
sebagian besar akan didorong oleh isi basis data. Tugas-tugas DBA dapat dibagi
menjadi empat, yaitu:
- Perencanaan basis data mencakup bekerja dengan manajer-manajer area bisnis dalam mendefinisikan kebutuhan data perusahaan.Selain itu, DBA memainkan peran penting dalam memilih peranti keras dan peranti lunak system manajemen basis data.
- Implementasi basis data terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari system manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.
- Operasi basis data meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.
- Keamanan basis data meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistic yang diberikan oleh system manajemen basis data. Selain itu, system manajemen basis data memastikan basis data tetap aman.
2) Programmer Basis Data
Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi.
Salah satu alasannya adalah basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi
perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrogaman di dalam basis data, maka
konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat
besar. Programer basis data diminta untuk membuat kode computer pemrosesan
data yang efisien.
3) Pengguna Akhir
Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang
berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir,
memberikan query kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan
basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan memengaruhi
perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.
Kelebihan Pengunaan Data Base Manajemen Sistem
1) Mengurangi pengulangan data. Jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan
ketika file-file computer disimpan secara terpisah untuk setiap aplikasi computer.
Data yang sama di antara file-file, dalam suatu system manajemen basis data
relasional, digunakan untuk membentuk relasi implicit di antara data.
2) Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu
sendiri daripada di setiap program aplikasi
3) Mengambil data dan informasi dengan cepat. Relasi logis dan
bahasa query terstruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan
detik atau menit dibandingkan dengan berjam-jam atau berhari-hari jika
mengambil data dengan menggunakan bahasa pemrograman tradisional seperti
COBOL atau Java.
4) Keamanan yang lebih baik. DBMS mainframe maupun computer mikro dapat
memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi,
direktori pengguna, dan enkripsi.
Pengertian Pengambilan Keputusan
Menurut Rochaety (Rochaety, Eti, 2009), pengambilan keputusan merupakan sebuah
hasil, jawaban, dan proses pemilihan, serta usaha mengakhiri proses berpikir. Hasil dari
pengambilan keputusan ialah keputusan (decision). Pengambilan keputusan menekankan
kepada ketepatan dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan yang ada. Hal ini
dikarenakan pengambilan keputusan memiliki pengaruh dan dampak terhadap
kelangsungan organisasi sekolah.
Robbins menjelaskan bahwa pengambilan keputusan merupakan serangkaian proses
pemilihan alternatif melalui tahap identifikasi masalah, pemilihan solusi, dan evaluasi
keefektifan solusi terpilih. Pengambilan keputusan secara sederhana digambarkan sebagai
sebuah pemilihan di antara alternatif.
Menurut Kamaluddin (Kamaluddin, 2007) faktor yang mempengaruhi pengambilan
keputusan yaitu :
1) Keadaan intern organisasi
Keadaan-keadaan yang ada dalam organisasi yang mempengaruhi pengambilan
keputusan yaitu sumber dana yang tersedia, kemampuan karyawan, kelengkapan
peralatan, dan struktur organisasi.
2) Tersedianya informasi yang diperlukan
Informasi yang tersedia pada suatu organisasi bersumber dari intern organisasi
dan ekstern organisasi. Dalam pemecahan masalah harus diketahui informasi
terkait penyebab terjadinya masalah dan akibat yang akan terjadi apabila masalah
tersebut dipecahkan. Untuk itu informasi yang tersedia haruslah informasi yang
baik dan tepat.
3) Keadaan ekstern organisasi
Keadaan ekstern organisasi menjadi faktor tersendiri yang mempengaruhi
pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan karena keadaan eksternal organisasi
memiliki unsur-unsur dan kekuatan-kekuatan yang berdampak besar bagi intern
organisasi. Untuk itu manajer harus mampu mengidentifikasi, menganalisa,
mengevaluasi, mendiagnosis dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan
lingkungan eksternal.
4) Kepribadian dan kecakapan pengambilan keputusan
Tidak bisa dipungkiri bahwa kepribadian dan kecakapan seseorang turut
mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Hal ini terkandung pada penilaian,
kebutuhan, tingkat inteligensi, kapasitas, kapabilitas, dan keterampilan yang ada
pada diri seseorang. Nilai-nilai tersebut dapat tercermin pada hasil pengambilan
keputusan yang dilakukan.
Peran Data Base Manajemen Sistem Dalam Pengambilan Keputusan
Kepala sekolah merupakan figur di dalam lingkungan sekolah yang memiliki fungsi
tertentu. Dalam pencapaian tujuan pendidikan, kepala sekolah merupakan seorang
pemimpin yang dituntut dapat mengarahkan seluruh komponen sekolah agar dapat
meraih tujuan yang telah ditetapkan.
Kepala sekolah sebagai seorang pemimpin memiliki fungsi pengambilan keputusan.
Kepala Sekolah sebagai pemimpin dituntut untuk dapat mengambil keputusan yang
menyangkut urusan sekolah. Setidaknya ada tiga keputusan yang diambil dalam rangka
menjalankan fungsi kepemimpinan kepala sekolah yaitu mengambil keputusan bersama
tenaga kependidikan di sekolah, mengambil keputusan untuk internal sekolah dan
mengambil keputusan untuk kepentingan eksternal sekolah. Setiap keputusan yang
diambil tentunya membutuhkan informasi yang relevan dan informasi yang relevan ini
didapat dari pemanfaatan sistem data base yang baik.
Kepala sekolah juga menggunakan peranan sistem database pendidikan dalam
menentukan apa langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Hal ini dilakukan guna
mencari solusi dari setiap masalah di sekolah yang harus dicarikan jalan keluarnya.
Kerap kali kepala sekolah memantau informasi melalui sarana yang tersedia di sekolah.
Sistem informasi database yang ada memberikan kemudahan bagi kepala sekolah untuk
mempercepat pengaksesan informasi sehingga berbagai tahap yang harus ditempuh dalam
pengambilan keputusan dapat dilalui dengan cara yang cepat.
Kesimpulan
Basis data atau juga disebut database artinya berbasiskan pada data, tetapi secara
konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data-data yang saling
berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga
menghasilkan informasi. Menggabungan Database Management System (DBMS) dengan
Basis Data akan membentuk satu kesatuan yang disebut Sistem Basis Data. Komponen
dasar dalam pembuatan basis data dengan adanya data, hardware, software, dan user.
Informasi yang tersimpan dalam basis data membantu kepala sekolah dalam
memperoleh informasi secara efektif dan efisien yang akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang tepat
merupakan langkah penting dalam mencapai tujuan/ visi, misi sekolah.
Saran
1. Data base manajemen sistem adalah sistem yang sangat penting untuk sebuah
sekolah, jadi sudah selayaknya setiap sekolah memiliki sistem ini.
2. Data base manajemen sistem yang baik harus didukung oleh manusia yang bisa
mengaplikasikannya dengan baik. Jadi peningkatan kemampuan sumber daya
manusia perlu ditingkatkan.
3. Data base manajemen sistem juga membutuhkan sarana prasarana yang
menunjang dalam menjalankan sistem tersebut, maka sekolah perlu mengadaaan
sarana prasarana tersebut.
